Savoir accueillir, savoir assister, savoir organiser son temps, savoir mener une réunion… voilà des qualités qui ne s’apprennent pas à l’école et qui sont essentielles pour les métiers administratifs et de secrétariat. Les formations PACEI vous permettront de progresser et vous perfectionner dans cet emploi.

Mettre en place une évaluation externe au sein de votre établissement

Objectifs

  • Articulation évaluation interne et externe
  • Connaître et maîtriser les exigences réglementaires en matière d’évaluation externe
  • Maîtriser les différentes étapes de l’évaluation, et qui fait « quoi » ? Obligations du commanditaire/obligations de l’évaluateur
  • Se préparer à l’évaluation, répondre aux obligations, chosir l’évaluateur
  • Utiliser l’évaluation comme levier de management

Personnes concernées

Directeurs, directeurs adjoints, responsables de services et cadres intermédiaires

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Apports théorico-pratiques
  • Echange et analyse de situations

Contenu de la formation

1ère Partie
1 – Connaître et maîtriser les exigences réglementaires en matière d’évaluation externe
Rappel des textes fondant l’évaluation : loi du 2 janvier 2002, décret du 15 mai 2007
2 – Rappel des échéances : régime général, régime dérogatoire
3 – Lien et articulation entre l’évaluation interne et l’évaluation externe
4 – Connaissance du décret 2007 : les obligations du commanditaire et celle de l’évaluateur

2ème Partie
1 – Choix de l’évaluateur : se repérer dans les habilitations, les cabinets… connaître les obligations des évaluateurs et comment cela se traduit / 2 – Comprendre les méthodes utilisées en évaluation (les différentes approches, leurs effets pour choisir ce qui convient le mieux à votre établissement) / 3– lancer l’appel d’offre – Identifier les éléments indispensables à trouver dans la proposition de l’évaluateur / 4 – Finaliser la contractualisation / 5 – Préparer son établissement et ses équipes / 6– Communiquer, présenter la démarche aux salariés (avec l’évaluateur) / 7 – Mettre en place un comité de suivi : comment le composer ? / 8 – Les documents à réunir et à fournir / 9 – Les items observés et observables par l’évaluateur (les textes de références utilisés, les 27 objectifs du décret)

3ème Partie
1 – Le projet évaluatif / 2–Vérification de la personnalisation des outils / 3– La réunion d’ouverture / 4– La « co-construction » de la démarche, l’adaptation des outils / 5– Les entretiens auprès des salariés et usagers / 6 – Le rapport final / 7 – La consultation du rapport par les salariés qui ont participé à l’évaluation / 8 – Les préconisations / 9 – L’élaboration du plan d’action et l’utilisation de celui-ci comme levier de management / 10 – Les modes de transmission du rapport en interne et en externe, les possibilités de contestation
 

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Corinne GUIDAT-BOURSIN
Durée :
3 jours soit 20 heures
Coût de la formation :
650 €
Option hébergement pension complète :
245 €
Forfait repas midi :
65 €

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Veilleurs et surveillants de nuit

Objectifs

  • Découvrir ou approfondir les différents aspects du travail de nuit, de la surveillance des usagers, à la compréhension de leurs besoins

Personnes concernées

Tous les intervenants de nuit dans les structures et services accueillant des usagers en hébergement Les personnes en charge de l’organisation du travail de nuit dans leurs services

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Discussions en groupe et en individuel sur les spécificités de chacun, études de cas
  • Etudes des textes règlementaires et législatifs (loi de rénovation sociale, code du travail, code de l’action sociale et des familles, conventions collectives, conventions tripartites...)

Contenu de la formation

L’environnement associatif : comprendre l’organisation de l’établissement ou du service dans lequel on travaille
L’organigramme et les fiches de postes : qui fait quoi, qui est décisionnaires, qui est le hiérarchique de qui
Les spécificités du travail de nuit
L’interface avec les équipes de jours
Du sanitaire au social, les différents publics, les particularités des usagers : le respect de l’intimité, de la vie privée... La sexualité des usagers : comment est-elle prise en compte dans le service

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Jean Bernard SUCHEL
Durée :
3 jours soit 20 heures
Coût de la formation :
650 €
Option hébergement pension complète :
245 €
Forfait repas midi :
65 €

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Rendre la réunion efficace

Objectifs

  • Améliorer et développer son efficacité dans le cadre d’un travail d’équipe
  • Renforcer la cohérence de l’équipe

Personnes concernées

Toutes les personnes participant ou animant des réunions dans le cadre de leur activité

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Acquisition de réflexes techniques
  • Tests théoriques et pratiques
  • Travaux de groupes et échanges

Contenu de la formation

Une réunion : pour quoi faire ?
Un outil de travail pas comme les autres
Le contenu du travail d’équipe et ses enjeux
L’adhésion de chacun au choix du groupe
La typologie des réunions

Les acteurs de la réunion
Animation, présidence et secrétariat
La gestion des différences dans le groupe
Quels participants et pourquoi
Exposer, débattre, voter et décider  

Les conditions d’un bon fonctionnement
Le lieu, le jour et l’heure
Le nombre de participants
Les documents et les supports
Les intervenants éventuels 

La réunion et le temps
La préparation
Le déroulement
L’évaluation
Le contrôle du suivi
Les durées idéales
Le respect du temps imparti

Évaluer son outil de travail
L’attendu, le réalisé et l’écart
Objectif et résultat
L’utilisation de l’écrit
Évaluation et suivi

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Jacques BENOIT D'ENTREVAUX
Durée :
3 jours soit 20 heures
Coût de la formation :
650 €
Option hébergement pension complète :
245 €
Forfait repas midi :
65 €

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La qualité dans le travail administratif

Objectifs

  • Acquérir les outils pour un projet de démarche vers la qualité
  • Redéfinir les différents aspects de l’administratif
  • Se donner les moyens objectifs d’un diagnostic sur les dysfonctionnements de son service

Personnes concernées

Personnels administratifs et toutes les personnes ayant suivi une formation de secrétariat

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Applications des principes énoncés
  • Apports théoriques
  • Travaux en sous-groupes à partir des expériences des participants

Contenu de la formation

Analyse des différentes fonctions de l’établissement
Objectifs
Organigrammes
Profil et fiche de poste  

Analyse des tâches à effectuer
Tâche simple ou complexe
Questionnement systématique
Définition de l’écart objectif  

Qualité administrative
Les concepts
Les normes
Les mesures
Les applications
Les résultats  

Diagnostic et solutions
Mesure de la non qualité
Analyse et résolution de problème
Contraintes
Évaluation et mesure des écarts
Formalisation des plans d’action 

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Jacques BENOIT D'ENTREVAUX
Durée :
5 jours soit 35 heures
Coût de la formation :
985 €
Option hébergement pension complète :
385 €
Forfait repas midi :
98 €

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Gérer son temps

Objectifs

  • Apprendre à accorder davantage de valeur et de soin à la manière dont nous vivons notre temps
  • Apprendre à faire en sorte que notre temps soit un temps réussi
  • Apprendre à repérer les 3 ressorts du temps perdu par négligence et habitude
  • Mal faire, ne pas faire, faire autre chose que ce qu’il y a à faire

Personnes concernées

Personnels administratifs, éducatifs et toutes les personnes soucieuses de leur efficacité dans leur travail

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Apports théoriques, réflexions individuelles et de groupes
  • Plan d’action individuel
  • Tests, mises en situations et exercices

Contenu de la formation

Le temps
Quelques notions, comparaisons et principes

S’organiser
Le poste, les missions, les activités
La fixation des priorités, l’arbitrage
La planification, l’agenda  

 

La réussite
Les projets, les objectifs, les plans d’action
La situation-problème 

Les “diablotins” du temps
Le temps relationnel

Les réunions, les entretiens
Temps et management
La délégation, la communication
Le temps et soi
Les certitudes, les valeurs, le stress 


 

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Henri EVRARD
Durée :
5 jours soit 35 heures
Coût de la formation :
985 €
Option hébergement pension complète :
385 €
Forfait repas midi :
98 €

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Maître et maîtresse de maison

Objectifs

  • Appréhender, découvrir ou approfondir les spécificités du secteur
  • Communiquer avec les autres intervenants
  • Communiquer avec les usagers
  • Comprendre les rôles, fonctions, missions du poste
  • Organiser et planifier son travail

Personnes concernées

Personnes en poste de maîtres ou maîtresses de maison Personnes en reconversion/attente de poste Personnes en découverte de ce métier Personnes en charge de l’organisation et/ou de la régulation des maîtres ou maîtresses de maison .../...

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Discussion et réflexion à partir de cas concrets rapportés par les stagiaires. Rappel des textes législatifs et règlementaires, documents. Etudes de cas, échanges en groupe ou en individuel, jeux de mise en situation...

Contenu de la formation

L’environnement associatif, et l’organigramme interne à la structure ou service
Découverte et/ou connaissance des usagers, enfants, adolescents, adultes
Le handicap, l’inadaptation, la personnes âgée, la personne dépendante
La place de la MDM dans le projet institutionnel
Place rôle et fonction dans chaque service
Le travail en équipe
Les contraintes d’hygiène, de sécurité, de qualité
L’animation et l’aménagement du cadre de vie
Le statut de la MDM dans le service
 

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Jean Bernard SUCHEL
Durée :
3 jours soit 20 heures
Coût de la formation :
650 €
Option hébergement pension complète :
245 €
Forfait repas midi :
65 €

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La fonction de secrétaire

Objectifs

  • Prendre du recul vis-à-vis d’une fonction absorbante et optimiser ses pratiques

Personnes concernées

Secrétaires et tous les personnels administratifs

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Alternance de rappels théoriques et d’études de cas
  • Échanges et utilisation des expériences

Contenu de la formation

Les grands domaines du secrétariat
L’accueil
Le téléphone
Le courrier
Les plannings
L’entretien
La frappe
La saisie
La documentation
Le classement
Les écrits

Le secrétariat dans l’établissement
Lieu image
Lieu géographique
Lieu d’écoute et d’accueil
Lieu d’information et de transmission
Lieu de pouvoir et de discrétion

La personne dans le secrétariat
Les bases de la communication
La relation au chef de service
La relation à l’équipe
L’urgence, l’imprévu et la priorité
Les personnes difficiles (accueil et téléphone)


Évolution et adaptation
Les nouveaux outils de la communication
Les missions différentes d’un secrétariat à l’autre

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Jacques BENOIT D'ENTREVAUX
Durée :
5 jours soit 35 heures
Coût de la formation :
985 €
Option hébergement pension complète :
385 €
Forfait repas midi :
98 €

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Assistante de direction

Objectifs

  • Prendre du recul vis-à-vis d’une fonction absorbante pour mieux en définir l’essentiel et les limites
  • S’approprier les outils pour fiabiliser les processus administratifs
  • Utiliser cette analyse pour améliorer la maîtrise des différentes activités du poste

Personnes concernées

Assistants, assistantes de direction en poste ou en vue de promotion dans la fonction

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Échanges, tests, études de cas et travail en sous-groupes
  • Les apports théoriques seront fonction des situations réelles des participants, ce qui nécessite leur implication

Contenu de la formation

Fiche de fonction et organigramme
Délégation et responsabilité
Communication orale, désaccord (DESC) et négociation

Les secteurs clés
La gestion du courrier
La gestion du téléphone
La préparation des dossiers
La préparation des réunions
L’agenda du directeur

  •  Rendez-vous
  •   Déplacements
  •   Téléphones
  •   Entretiens et réunions

Les limites de la disponibilité

  • Savoir dire non au non-essentiel

Réflexion sur la maîtrise des nouvelles techniques de la communication
Analyse du relationnel avec le directeur et l’équipe

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Jacques BENOIT D'ENTREVAUX
Durée :
5 jours soit 35 heures
Coût de la formation :
985 €
Option hébergement pension complète :
385 €
Forfait repas midi :
98 €

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Valoriser l’impact de l’accueil et de l’entretien téléphonique

Objectifs

  • Apprendre à valoriser l’établissement et à en améliorer son image
  • Donner aux participants les Techniques de l’Accueil et de la Communication téléphonique

Personnes concernées

Cadres, personnels d’accueil et toutes les personnes ayant besoin de développer ou de renforcer leur potentiel de communication dans la relation téléphonique

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Méthode participative et active - Apports théoriques et exercices
  • Simulations en situations professionnelles avec utilisation audio

Contenu de la formation

Les techniques de communication orale

Les composantes d’une bonne communication, les facteurs d’incompréhension
Les outils pour mieux communiquer :

  • Ēcoute active, questionnement, reformulation, empathie
  • Les 5 “P” qui facilitent la communication

L’assertivité :

  • Exprimer sa pensée efficacement, savoir dire non, savoir demander

Les Préférences Cérébrales pour adapter sa communication aux modes de fonctionnement de ses interlocuteurs et ainsi développer un langage concret, pratique, imagé et synthétique

La communication non verbale

Prise de conscience du rôle fondamental du comportement dans la communication

Le téléphone

Les spécificités du téléphone
Les 5 étapes d’un entretien téléphonique, de l’accueil à la prise de congé
Identifier les interlocuteurs et répondre à leur demande
Gérer les appels “difficiles” et les réclamations
Attitudes et comportements :

  • Personnaliser la relation : le sourire, la voix, l’élocution, le choix des mots

Environnement et conditions matérielles :

  • Organisation du poste de travail

Plan d’action d’amélioration

Pour chaque participant : points forts, axes de progrès, objectifs personnels

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Suzanne Elisabeth GIRARD
Durée :
5 jours soit 35 heures
Coût de la formation :
985 €
Option hébergement pension complète :
385 €
Forfait repas midi :
98 €

L’accueil

Objectifs

  • Accueillir, écouter, orienter, donner des renseignements
  • Être capable de répondre à l’agressivité sans agressivité
  • Permettre aux personnels d’être mieux préparés à la venue des personnes extérieures
  • Savoir accueillir de manière agréable physiquement ou par téléphone
  • Savoir comprendre et susciter la confiance
  • Valoriser l’image de marque de l’établissement par l’accueil

Personnes concernées

Les personnels du secteur social, médico-social, sanitaire et culturel en contact avec des visiteurs, des personnes soignées, des usagers ou ayant une mission d’accueil à effectuer.

Méthodes et moyens pédagogiques

  • Exercices individuels et travaux en sous-groupes
  • Mises en situations professionnelles avec utilisation de la vidéo
  • Pédagogie active sollicitant la réflexion et l’implication des participants
  • Utilisation de techniques d’expression

Contenu de la formation

L’accueil
L’image de l’établissement
La notion de “client” et de la qualité de service à rendre
Rôle de l’agent d’accueil
Les composantes de la communication appliquée à l’accueil
Le langage verbal et non verbal
Les différents niveaux de la communication
Les perceptions, les impressions, les représentations
La déperdition des informations lors de la transmission d’un message
La notion de feed-back et de reformulation
La confiance dans la communication - Savoir mettre à l’aise
Les spécificités de la communication au téléphone
La voix - Le rythme - Les expressions - Le sourire
La présence par rapport à l’accueil téléphonique
La structure de l’entretien d’accueil
Les différentes étapes à respecter
Les points sur lesquels doit porter la vigilance
Les attitudes favorables à la qualité de l’accueil
L’écoute active
Les techniques de communication : l’accueil physique et/ou l’accueil téléphonique
L’écoute - Le questionnement - La reformulation - Le choix des mots
Le réflexe d’analyse et la synchronisation - Le langage positif
La gestion des situations délicates
Les objections - Les réclamations - L’agressivité

Sessions programmées :

Infos pratiques

Intervenant :
Hervé Le GALLO
Durée :
5 jours soit 35 heures
Coût de la formation :
985 €
Option hébergement pension complète :
385 €
Forfait repas midi :
98 €

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17/12/2018